EL Poder de la Presencia: La Efectividad de las Reuniones en Persona

  • Meetings Virtual vs In Person

De Ted Powell – Nov 13, 2018
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En un mundo donde existen conflictos sobre zonas horarias y calendarios, tendemos a apoyarnos en reuniones virtuales en lugar de buscar las interacciones en persona.

Descubre el poder de las reuniones en persona en tu organización.

En Stop at Nothing, tenemos reuniones directivas virtuales dos veces al año con cinco socios que viven en tres ciudades y en dos zonas horarias distintas.

Sabemos que las reuniones virtuales están aquí para quedarse, ya que realmente brindan un papel valioso cuando se trata de mantener a los equipos sincronizados.

Sin embargo, existe gran evidencia científica y basada en experiencias, que expone las limitaciones de las reuniones digitales y virtuales en comparación con las interacciones en persona, reuniones cara a cara, y experiencias de aprendizaje.

A continuación, te comparto 3 descubrimientos recientes que son prueba de ello:

Descubrimiento #1

Recientemente disfruté leyendo el libro de Brene Brown, “Braving the Wilderness.”  En este se nos recuerda que durante miles de años los humanos se relacionaron en pequeños grupos, de persona a persona y cara a cara. Sólo recientemente, hemos comenzado a sustituir esto por los medios electrónicos.

Todo comenzó hace cien años con el teléfono y se aceleró con la revolución digital de las últimas dos décadas. Brene le da crédito a la aclamada científica social, Susan Pinker, por concluir que “no hay sustituto para la interacción social. Se ha comprobado que inclusive refuerza nuestro sistema inmunológico, enviando hormonas positivas a través de nuestro torrente sanguíneo y cerebro, y nos ayudan a vivir más tiempo”.

Descubrimiento #2

En segundo lugar, frecuentemente logro presenciar la conclusión de Susan Pinker sobre el valor de la presencia física en acción. Recientemente, facilité una sesión a la que asistieron 60 personas de todo el país.

Fue costoso para la compañía traer a personas desde distintos lugares; teniendo en cuenta que, además, durante el tiempo de viaje, se le quitaba horas al trabajo diario necesario y, a menudo, urgente de estos gerentes y directores de operaciones. Pero el Vicepresidente Senior del grupo consideraba que este trabajo presencial era aún más urgente y necesario, que lo demás.

¿Por qué? “Porque no solo veo el increíble valor, sino que nuestros empleados nos piden que continuemos”, dijo. “Dicen: ‘Por favor, que no se nos quite nunca estas sesiones personales ni las reemplacemos por sesiones virtuales”.

En esta sesión en particular, pude notar que las interacciones entre los miembros del equipo en entornos sociales, en la cena y durante los descansos, agregaron de manera significativa a las discusiones del día siguiente. Reforzó la idea de que no solo se trata de la reunión en sí; sino que también se trata de cómo nos relajamos juntos y nos divertimos juntos, lo que genera confianza y afianza relaciones.

Descubrimiento #3

En tercer lugar, Google ha publicado un conocido estudio sobre los ingredientes clave que forman parte de los equipos de alto rendimiento. A través de un extenso análisis de sus propios equipos, descubrieron que un factor se destacaba entre todos los demás al promover una cultura de equipo saludable.

Google lo llama “seguridad psicológica”. Es donde las personas pueden expresar honestamente sus puntos de vista e ideas entre sí, sin temor a sentirse avergonzados o humillados. Esto solo se logra crear cuando las personas pueden leer e interpretar señales físicas y energéticas. Estos incluyen el tono verbal, el contacto visual y el lenguaje corporal.

En conclusión,

Si bien la comunicación por correo electrónico, las llamadas telefónicas, y las videoconferencias, son necesarias para muchas tareas cotidianas, estas dificultan la lectura del tono de voz y el lenguaje corporal de otras personas. También impiden la capacidad de percibir lo que está sucediendo en el fondo.

Esta es la razón por la que los socios de Stop at Nothing hacen un gran esfuerzo por lograr reunirse en persona al menos dos veces al año durante cuatro días completos. Hacemos esto para mantener y seguir generando confianza, incluso cuando nos hemos unido como socios durante más de 20 años.

Virtual Meeting Technology

Implementar esta estrategia.

Al planear las actividades de desarrollo de tu equipo para el 2019, ten en cuenta estas preguntas y principios:

  1. Pregúntate, ¿cuál es la relación y la estrategia de conexión de mi equipo? ¿Con qué frecuencia es mejor reunirse en grupo y con qué propósito?
  2. Al considerar opciones de aprendizaje o de convocatoria, pregúntate: ¿cuál es el objetivo, ¿cuál es la combinación adecuada y equilibrada entre las interacciones en persona y virtuales que te ayudarán a alcanzar ese objetivo? Es fácil y conveniente citar el presupuesto, o tratar de reducir la línea de costo de viajes y entretenimiento, pero ignora la naturaleza humana e incurre en otros costos a largo plazo.
  3. Planea cuidadosamente y a conciencia todos los aspectos de la reunión en persona. Asegúrate de incluir las comidas y las actividades sociales, para que faciliten una interacción relajada. Solicita que todos participen y estructura la agenda de forma que facilite el encuentro con nuevas personas, y evite que los grupos se unan por comodidad.
  4. Si es virtual, presta atención a las investigaciones emergentes de mejores prácticas sobre la duración, la capacidad de atención y cómo estructurar los descansos. Presta atención a la verdadera productividad y a los resultados de estas reuniones. Se consciente de la tendencia a retenerse y esconderse detrás de una pantalla, que a menudo es una defensa de no querer tratar con temas difíciles.
  5. Si la meta incluye crear confianza y construir relaciones, aboga por la reunión en persona, incluso si te enfrentas con resistencia y objeciones. Sí, hay ocasiones en las que estamos plagados de demasiadas reuniones, pero eso también puede ser usado como excusa. Algunas personas se sienten cada vez más cómodas escondiéndose frente a la pantalla.

Comparte este blog y los recursos sugeridos con tu equipo, para que puedan conocer el equilibrio adecuado entre las interacciones en persona y en línea.

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Shushan Aleaqui, a former Director at Sprint Corporation, give her thoughts about the TEAM Development process she did with Stop At Nothing.

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By |2018-11-16T17:14:53+00:00November 12th, 2018|

About the Author:

Ted Powell
After having been one of Stop At Nothing’s early clients, Ted became a Managing Partner in 1995. A preceding 14-year marketing career with American Express and AT&T inspired him to develop the skills he most admired in the leaders he encountered. In coaching and observing hundreds of leaders throughout the world, Ted sees that self-awareness and personal responsibility (or lack thereof) contribute more to success or failure than any other leadership or team development skill.

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